С 2026 года форма ЕФС-1 претерпела изменения, и пользователям «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 важно знать, как корректно заполнять обновлённый документ. Ниже — подробная инструкция с объяснением ключевых моментов, чтобы переход на новую форму прошёл гладко и без ошибок.
Что изменилось в форме ЕФС-1 и почему это важно
Новая версия ЕФС-1 содержит уточнённые поля и порядок заполнения, ориентированные на повышение точности учёта данных о выплатах и удержаниях. В первую очередь изменения касаются структуры отчётности: появились дополнительные реквизиты, пересмотрены некоторые коды операций и уточнены форматы представления сумм и дат. Для бухгалтеров и кадровиков это означает необходимость адаптации внутренних процедур — от ввода зарплатных начислений до проверки корректности печатных форм. Несоблюдение новых требований может привести к отказу в принятии отчёта со стороны контролирующих органов и штрафам.
Поэтому важно заранее подготовить программную базу и сотрудников, чтобы избежать ошибок при отправке первой отчётности в 2026 году.
Подготовка «1С:ЗУП 8» к заполнению обновлённой ЕФС-1
Перед тем как формировать ЕФС-1, убедитесь, что ваша конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 обновлена до релиза, включающего поддержку новой формы. Обновления обычно содержат изменения печатных форм, обработок и корректировок в алгоритмах формирования выгрузок. Рекомендуется:- проверить наличие последних релизов платформы и прикладного решения; - выполнить регламентные операции (пересчёт начислений, закрытие периодов), чтобы данные были актуальны; - проверить настройки организаций, справочников сотрудников, банковских реквизитов и условий начислений — новые поля формы требуют корректных значений в карточках. Если у вас есть сторонние доработки, влияющие на расчёты зарплаты или печатные формы, протестируйте их совместимость с обновлением.
В идеале — сначала прогнать формирование новой ЕФС-1 в тестовой базе, чтобы увидеть возможные несоответствия и скорректировать конфигурацию без риска для рабочей базы.
Тонкости настройки и заполнения
При заполнении новой формы обратите внимание на соответствие кодов операций в начислениях и удержаниях с обновлённым классификатором. Неправильный код может исказить статистику и вызвать отказ при приёмке отчёта. Также проверьте форматы дат и округления сумм: в новой форме требования к представлению числовых значений могут отличаться от прежних. Дополнительно важно проконтролировать заполнение реквизитов, которые раньше были необязательными, но в новой версии стали обязательными либо рекомендованными.
Это может касаться табельных номеров, отдельных видов социальных выплат или показателей по отпускам и пособиям.
Как проверить и отправить форму без ошибок
После формирования формы ЕФС-1 выполните контрольные проверки. В «1С:ЗУП 8» предусмотрены средства для проверки целостности и корректности данных: прогоните внутренние проверки, сопоставьте суммарные показатели с бухгалтерскими проводками и ведомостями по зарплате. Полезно также сформировать сравнение отчёта по новой форме с данными предыдущих периодов, чтобы отследить резкие изменения, объясняемые только операциями за отчётный период. Для отправки отчёта используйте утверждённые каналы обмена с контролирующими органами. Если вы применяете сервисы электронного документооборота, убедитесь в их совместимости с новым форматом ЕФС-1 и наличии обновлённых шаблонов обмена.
При возникновении ошибок при загрузке в сервис — изучите коды ошибок и сообщения, они подскажут, какой реквизит требует доработки.
Рекомендации для специалистов и руководства
Рекомендуется провести обучение сотрудников бухгалтерии и отдела кадров по работе с новой формой. Подготовьте чек-листы основных полей и типичных ошибок, которые встречаются при заполнении. Также полезно внедрить регламент предаудиторских проверок перед отправкой отчётности: сравнительные таблицы, контрольные суммовые отчёты и пробные выгрузки. Если в вашей организации сложная структура выплат или большое количество сотрудников, рассмотрите возможность привлечения консультантов по «1С» для адаптации конфигурации и оптимизации процедур.
Это сократит вероятность ошибок и сэкономит время на исправления после отказов со стороны контролирующих систем.
Заключение
Переход на новую форму ЕФС-1 с 2026 года требует внимательной подготовки: обновления конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3, проверки данных в карточках сотрудников и тестирования формирования отчёта. Плановые проверки, обучение персонала и использование тестовой базы помогут минимизировать риски и обеспечить корректную отправку отчётности.
Соблюдение этих простых шагов даст уверенность, что ваша организация готова к изменениям и сможет без сбоев отчитаться по новым требованиям.
