Заказ на клининг не просто просьба "уберите офис на следующей неделе". Для бизнеса это рабочий документ, который защищает ваши интересы, экономит бюджет и гарантирует, что подрядчик придет с нужными материалами, людьми и пониманием требований.
Грамотно составленное техническое задание (ТЗ) превращает "клининговую задачу" из рисковой и размывной операции в управляемый процесс с KPI, четкими сроками и возможностью контроля.
Разберем пошагово, как подготовить ТЗ для клининга офисов, коммерческих помещений, торговых точек или производственных зон - от определения объема работ до наличия страховки и контроля качества.
Определение целей и объема работ - зачем и что именно нужно убрать
Прежде чем сажать кого-то с тряпкой и ведром, сформулируйте, зачем вы это делаете и какого результата ждете. Цель может быть разной: поддерживающая уборка для ежедневного комфорта сотрудников, генеральная уборка перед открытием филиала, разовая клининговая акция после ремонта, санитарная обработка санитарных зон, уборка после мероприятий и т.д.
От цели зависят частота, состав работ и применяемые средства.
Опишите объем помещения: общая площадь, количество кабинетов, переговорных, коридоров, санузлов, кухонь, кладовых, складов, витрин, лестниц и фасадов. Укажите этажность, наличие подвала или антресолей, тип напольных покрытий (ковролин, плитка, паркет, линолеум), тип окон (панорамные, витринные, с москитными сетками), высоту потолков.
Чем точнее - тем менее вероятны "дополнительные расходы" у подрядчика и разногласия при приемке.
Для бизнеса важна сегментация зон: зоны повышенного риска (санитарные узлы, кухня), зоны повышенного трафика (приемная, торговая зона), зоны с особо чувствительными поверхностями (серверная, архивы), уборка в часы работы или в нерабочее время.
Укажите, требуется ли уборка в рабочие часы (что может потребовать особых мер безопасности и бесшумных методов) или вне рабочего графика (ночная уборка). Пропишите требования по допуску сотрудников клининга в зоны с конфиденциальной информацией.
Частота и график работ - регулярность и точные сроки
Определите, как часто должны выполняться те или иные операции: ежедневно, раз в неделю, ежемесячно, ежеквартально, разово.
Для примера: ежедневно - вынос мусора, влажная уборка офисной зоны, уборка кухни; еженедельно - влажная уборка кабинетов, чистка санузлов, протирка мебели; ежемесячно - мойка окон внутри, чистка вентиляционных решеток; разово - генеральная уборка после ремонта.
Укажите точные временные рамки: начало работы (например, с 21:00 до 06:00), временные окна для уборки переговорных (после встреч), допустимые отклонения в расписании, процедура уведомления при переносе.
Если требуется экстренное реагирование (залили соседей, прорыв трубы), опишите SLA - допустимое время выезда бригады (например, в пределах 2 часов в рабочее время).
Опишите длительность и последовательность работ при разовых мероприятиях: подготовка помещения, чистка вертикальных поверхностей, мойка полов, дезинфекция санузлов, вывоз мусора. Для бизнес-процесса важно указать, какие работы не должны выполняться в одно и то же время (например, мокрые полы и прием посетителей) и какие зоны должны быть приоритетными при кратком визите бригады.
Перечень конкретных работ и стандарт качества - что входит в уборку
Сформируйте исчерпывающий перечень работ по каждой зоне. Для удобства можно разбить на наборы: базовый (поддерживающий), расширенный (включает дополнительные чистки) и генеральный (глубокая уборка).
В базовый набор обычно входят: сбор и вынос мусора, протирка поверхностей, подметание/мытье полов, чистка санузлов, пополнение расходных материалов (мыло, бумага), очистка зон кухонь.
Расширенный - чистка мебели, влажная уборка труднодоступных мест, чистка витрин, ковролина (частичное удаление пятен). Генеральная уборка - глубокая химчистка ковров, полирование напольных покрытий, мойка фасадов и окон, удаление следов ремонта.
Определите стандарты качества: допустимая влажность пола после уборки (без следов луж), отсутствие разводов на стеклах, степень удаления видимых пятен, количество пропущенных зон (максимум 1-2 на 100 кв.м.), время реакции на жалобы. Желательно прописать критерии приемки: визуальный осмотр и замерные показатели (чистота воздуха после дезинфекции в помещениях с особыми требованиями, отсутствие запахов).
Для торговых точек - отсутствие пыли на витринах, чистые полы, чистая зона кассы.
Добавьте пункт про экологические и нормативные требования: допустимость применения хлорсодержащих средств, требования к биоразлагаемым и сертифицированным моющим составам, наличие знаний по работе с опасными веществами (инвентарь, хранение, утилизация). Это важно для компаний, где соблюдение экостандартов и брендовый имидж значимы.
Материалы, оборудование и безопасность - кто что предоставляет
Уточните, кто обеспечивает расходные материалы и инвентарь: заказчик, подрядчик или совместно.
Перечень обычно включает: моющие и дезинфицирующие средства, бумажные расходники, ведра, швабры, тележки, пылесосы, машины для уборки больших площадей, лестницы и подъемники для мойки фасадов.
Укажите минимальные требования к оборудованию - например, пылесос с HEPA-фильтром для серверных зон, поломоечная машина определенной производительности для торговых залов.
Опишите требования по безопасностям: наличие схемы электробезопасности при работе с машинками, соблюдение правил обращения с химией, наличие средств индивидуальной защиты (перчатки, маски, спецобувь, жилеты с отражателями).
Если уборка проводится в рабочее время, оговорите меры по защите сотрудников и посетителей: ограждения мокрых полов, предупреждающие таблички, работа вне зон прохода.
Укажите обязательные документы: паспорта безопасности на химические средства (MSDS), сертификаты на оборудование, инструкции по утилизации отходов.
Для крупных объектов добавьте требование к наличию плана действий при ЧС и протокола по утилизации биологических или медицинских отходов, если такие могут появляться (медпункты, аптечки).
Требования к персоналу и доступу - квалификация, допуски и управление сменами
Опишите требования к персоналу клининга: допускаются ли временные работники, нужно ли подтверждение квалификации, обязательны ли медосмотры и проверки на наличие судимостей.
Для бизнес-услуг часто важно, чтобы сотрудники проходили инструктаж по охране труда и были тренированы в работе с конфиденциальной информацией и корпоративной культурой (вежливость, внешний вид).
Укажите требования к униформе и бейджам, правилам поведения на территории заказчика (запрет на фотографирование, правила использования общих помещений), порядок допуска в помещения с документами и наличными средствами.
Для банковских и торговых объектов добавьте требование по сопровождению сотрудниками охраны при доступе в особо чувствительные зоны.
Пропишите процесс смены персонала, обязательное уведомление о замене и предоставление списка сменяемых сотрудников.
Укажите, как оформлять приход и уход (журналы, электронные пропуски), требования к ведению табеля учета рабочего времени и процедуру отчетности по выполненным работам (ежедневный чек-лист, фотоотчет, электронные акты).
Контроль качества и приемка работ - как проверять и что фиксировать
Система контроля качества - сердце рабочего взаимодействия. Пропишите, какие документы и методы контроля будут использоваться: чек-листы по зонам, фотоотчеты после уборки, еженедельные или ежемесячные акты выполненных работ, система оценки (балльная шкала), периодические аудиты.
Для сети компаний допустимо требовать централизованный отчетный баланс по каждому объекту с KPI.
Опишите процедуру приемки работ: кто со стороны заказчика проверяет уборку, какие критерии применяются, какое время дается на устранение недостатков (например, 24 часа), порядок повторной проверки.
Указание на периодические внезапные инспекции (без уведомления) повышает дисциплину и качество. Для крупных контрактов добавьте положение о штрафах и бонусах: штрафы за несоответствие стандартам, бонусы за стабильное превышение KPI.
Установите формат документирования рекламаций и их обработки: канал подачи (электронная почта, тикет-система), сроки ответа, процедура урегулирования.
Рекомендуется вести журнал рекламаций с описанием проблемы, ответственным лицом, сроком решения и результатом поможет при спорах и улучшении процессов.
Финансовая часть и ответственность - расчеты, платежи, штрафы и гарантии
Четко пропишите модель расчета: фиксированная ежемесячная оплата, оплата за выезд, поминутная тарификация или смешанная модель.
Укажите, что входит в стоимость (расходники, оборудование, НДС) и что оплачивается отдельно (замена ламп, вывоз крупногабаритного мусора, химчистка мебели).
Для бизнес-заказчика важно предусмотреть механизм индексации цены при существенных изменениях обстановки (рост цен на химию или энергоносители).
Определите систему финансовых санкций: штрафы за несвоевременное исполнение, непроведение уборки, повторяющиеся нарушения стандартов; условия их применения (фиксированный процент, стоимость устранения).
Пропишите гарантийные обязательства: период, в течение которого подрядчик обязуется устранить дефекты бесплатно, и ответственность за порчу имущества (замена, ремонт, компенсация).
Обязательно включите требование о страховании ответственности: страхование гражданской ответственности перед третьими лицами и страхование от порчи имущества. Укажите минимальные суммы покрытия и необходимость предоставления копии полиса при заключении договора.
Для высокорискованных объектов (производство, склады) может потребоваться повышенное страховое покрытие и дополнительные виды страховки.
Юридические условия и порядок взаимодействия - договор, сроки и форс-мажор
ТЗ должно быть приложением к договору или являться частью коммерческого предложения. Пропишите правовую базу: реквизиты сторон, порядок подписания актов выполненных работ, сроки вступления договора в силу и механизм продления или расторжения.
Включите пункт о конфиденциальности - кто отвечает за сохранение данных и фото, сделанных на объекте.
Пропишите порядок уведомлений: в какой форме отправляются претензии и уведомления (письменно, e-mail, через систему электронного документооборота), сроки получения ответа и порядок урегулирования споров (переговоры, медиация, арбитраж).
Уточните, какие случаи считаются форс-мажором и какие освобождают стороны от ответственности (стихийные бедствия, карантинные ограничения, отключение коммуникаций). Пропишите действия сторон в таких ситуациях: заморозка работ, изменение графиков, компенсации.
Отдельно дайте положение о конфиденциальности и защите персональных данных: запрет на распространение фото/информации внутренних процессов и документов, ответственность за утечку данных.
Для деловых услуг это критично: разглашение внутренней переписки, фото открытых документов или разговоры о клиентах могут нанести вред репутации.
Приложения и образцы документов - что приложить к ТЗ
К ТЗ полезно приложить шаблоны: чек-листы уборки по зонам, образец акта выполненных работ, график уборки на месяц, карта помещений с указанием зон уборки и мест расположения инвентаря, список контактных лиц с полномочиями.
Эти приложения упрощают коммуникацию и делают контроль прозрачным.
Добавьте образцы документов, которые подрядчик должен предоставлять: журналы учета работ, фотоотчеты, копии сертификатов, MSDS на используемые средства, страховые полисы, списки персонала с копиями удостоверений.
Если есть особые требования по маркировке материалов или по утилизации, приложите инструкции и показатели.
Рекомендуется также приложить примеры типичных ситуаций и порядок их решения: залив соседей, обнаружение порчи имущества, появление вредителей, жалобы сотрудников - и фиксированный алгоритм действий подрядчика. Это уменьшит время на принятие решений и снизит риски.
Несколько советовпо ведению тендера и выбору подрядчика - как не ошибиться
При выборе клининговой компании не полагайтесь только на цену. Запросите кейсы по похожим объектам, отзывы реальных клиентов и фотоотчеты.
Проведите выездную демонстрацию: приглашение подрядчика на объект для оценки объемов часто выявляет скрытые работы (застарелые пятна, труднодоступные места), которые не учтены в первичных данных.
Совет: в тендер включите тестовый период (например, 1 месяц) с возможностью продления и пересмотра условий. Это даст возможность оценить реальную работу команды, коммуникацию и качество отчетности без долгих обязательств.
Во время теста используйте контрольные точки и регулярную обратную связь - первые 2 недели особенно важны для отладки процессов.
Не забудьте про прозрачность расчетов: просите детальную калькуляцию с разбивкой по зонам и типам работ.
Сравнивайте не только цену, но и BPM (процессы) - как подрядчик планирует организовать смены, логистику материалов, хранение инвентаря. Часто мелкие компании предлагают низкую цену, но не выдерживают график; крупные предлагают стабильность, но дороже.
Ищите баланс под ваш бизнес.
Примеры и типовые формулировки для ТЗ - шаблоны, которые можно взять и адаптировать
Ниже несколько типовых формулировок, которые можно вставить в ТЗ и модифицировать под конкретный объект.
Описание объекта: Общая площадь - 1 200 кв.м. (этаж 3), 15 кабинетов, 2 переговорные, торговый зал 200 кв.м., 4 санузла, кухня 30 кв.м., склад 50 кв.м. Тип напольного покрытия: ковролин в кабинетах, керамогранит в торговом зале, паркет в зоне ресепшн.
График: Ежедневно - с 20:00 до 23:30. Еженедельно (суббота) - генеральная уборка с 08:00 до 14:00. Экстренные выезды - в течение 2 часов после уведомления.
Список работ (базовый): сбор и вынос мусора, протирка пыли с рабочей поверхности, влажная уборка полов, чистка санузлов, пополнение расходных материалов.
Контроль качества: Ежедневный фотоотчет, еженедельный акт выполненных работ, оперативное устранение рекламаций в течение 24 часов. Штраф за повторное несоответствие - 1% месячной оплаты за каждое нарушение.
Эти формулировки легко адаптируются: измените площадь, добавьте требования по оборудованию или пропишите иные санкции. Главное - быть конкретным: не "мыть окна", а "мыть окна снаружи и внутри, до линии 2-го этажа, с удалением следов клея, без использования абразивных средств".
Суммируя: ТЗ на клининг для бизнеса инструмент управления рисками и качества. Чем подробнее и четче вы его сформулируете, тем меньше сюрпризов в исполнении, и тем быстрее подрядчик войдет в рабочий ритм, а вы получите ожидаемый результат по разумной цене.
Часто задаваемые вопросы - ответы кратко
Нужен ли акт выполненных работ каждый день? Рекомендуется: для ежедневной уборки - фотоотчет и ежедневный чек-лист; акт выполненных работ - еженедельно или ежемесячно в зависимости от объема.
Кто оплачивает расходники? Отдельно указывайте в ТЗ: базовый набор расходников включен/не включен в стоимость. Для бизнес-объектов часто выгоднее, когда подрядчик поставляет расходники - он управляет запасами.
Как закрепить конфиденциальность? Включите пункт о неразглашении и запретах делать фото/видео без разрешения; предусмотрите штрафы за утечку данных.
Нужен ли в ТЗ пункт о замене персонала? Да - опишите порядок уведомления и критерии допустимой замены (прохождение медосмотра, инструктаж).